Papiersparen ist geplant - und zügigere Bearbeitung

JobCenter im Kreis stellt auf digitale Akten um

Kreis Konstanz. Mit Hilfe der elektronischen Akte wird ab Montag, 5. März, im Jobcenter Landkreis Konstanz die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst. Das teilte die Behörde aktuell mit. Das Jobcenter soll hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister werden.

„Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können künftig jederzeit ohne lange Lauf- und Suchwege die komplette Akte auf ihrem Bildschirm einsehen. So können wir schnell und umfassend Auskünfte über den jeweiligen Bearbeitungsstand geben und besser auf Kundenanfragen reagieren“, freut sich Sabine Senne, Geschäftsführerin des Jobcenters Landkreis Konstanz in der Mitteilung.

Kundinnen und Kunden können auch künftig wie gewohnt ihre Anliegen per Brief einreichen. Anträge müssen weiterhin als Originale auf den dafür vorgesehenen Vordrucken eingereicht werden. Alle anderen Schriftstücke sollten aber ausschließlich als Kopie und nicht mehr im Original beigefügt werden.

Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der richtigen Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Der Einhaltung des Datenschutzes werde dabei höchste Priorität eingeräumt. Einblick in die Dokumente hätten immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigten. Ein weiterer Vorteil sei, dass von unterschiedlichen Standorten auf die Akte zugegriffen werden könne, selbstverständlich unter Beachtung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Damit die Eingangspost schnell und fehlerfrei den entsprechenden Kundendatensätzen zugeordnet werden kann, sollten Schriftstücke neben dem Kundennamen immer auch die Nummer der Bedarfsgemeinschaft (bei Leistungsangelegenheiten) oder die Kundennummer (bei Vermittlungs- und Beratungsangelegenheiten) enthalten, informiert das Landratsamt als Beteiligter des JobCenter im Kreis. Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch maximal sechs Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet.

In den drei Geschäftsstellen des Jobcenters Landkreis Konstanz (Konstanz, Singen und Stockach) können Kundinnen und Kunden kostenlos Kopien fertigen. Benötigt das Jobcenter doch einmal Originale, werden diese explizit angefordert. Die digitale Akte wurde bei verschiedenen Arbeitsagenturen bereits 2012 gestartet.